Galīgais ceļvedis, kā izvēlēties pareizo tiešsaistes datu telpu jūsu uzņēmumam

Melek Ozcelik
  Galīgais ceļvedis, kā izvēlēties pareizo tiešsaistes datu telpu jūsu uzņēmumam

Viena biznesa pieeja kļūst novecojusi, jo mūsdienu uzņēmumi pāriet uz specializētākiem pakalpojumiem. Tas pats attiecas uz virtuālo datu telpu nodrošinātājiem. Tie laiki, kad virtuālās datu telpas tika izmantotas tikai M&A, ir pagājuši. Uzņēmumi tagad izmanto datu telpas programmatūru IPO, līdzekļu vākšanai, kopfinansēšanai vai nekustamo īpašumu tirdzniecībai. Paredzams, ka sasniegs globālo elektronisko datu telpu 5497 miljoni USD līdz 2030. gadam .



Paturot to prātā, datu telpu pārdevēji piedāvā vairāk pielāgotus pakalpojumus dažādām nozarēm un procesiem. Tādējādi ir ļoti iespējams, ka virtuālā datu telpa IPO var nebūt pietiekami laba nekustamajam īpašumam. Arī datu telpas pakalpojumu veids atšķiras atkarībā no uzņēmuma lieluma.



Kā jūs zināt, vai datu telpa ir piemērota jūsu uzņēmumam? Vai arī kā izvēlēties virtuālo datu telpu, kas nepieciešama jūsu uzņēmumam?

Izvēloties savam uzņēmumam pareizo tiešsaistes datu telpas programmatūru, veiciet šīs trīs vienkāršās darbības.

Satura rādītājs



1. Definējiet, kāpēc jums ir nepieciešama datu telpas programmatūra

Virtuālās datu telpas būtībā ir digitālas dokumentu krātuves, kuras mitina sertificēti datu telpu pārdevēji. Uzņēmumi un valsts iestādes izmanto datu telpas tiešsaistes datu koplietošanai, digitālai sadarbībai un projektu pārvaldībai. Tāpēc, pirms izvēlaties datu telpas pakalpojumus, ir svarīgi atbildēt uz dažiem jautājumiem, piemēram:

  • Kam nepieciešams VDR? Vai jums tas ir nepieciešams vienreizējam projektam vai vēlaties to pastāvīgi iekļaut savās sistēmās?
  • Kā datu telpa palīdzēs sasniegt jūsu organizācijas mērķus? Vai tas padarīs operācijas efektīvākas?
  • Cik daudz jūs varat tērēt datu telpai? Vai tas palīdzēs samazināt citus izdevumus, piemēram, papīra vai drukāšanas izmaksas?
  • Kādas funkcijas jums ir nepieciešams piedāvāt datu telpai? Cik daudz datu telpas krātuves jums ir nepieciešams?
  • Kurš izmantos tehnoloģiju? Vai jūsu darbiniekiem patīk izmantot jaunas tehnoloģijas?

2. Izvēlieties vajadzīgās funkcijas

Nepieciešamības noteikšana un budžeta iestatīšana ir svarīgas darbības, jo tās palīdzēs novērtēt, kāda veida funkcijas un pakalpojumus varat atļauties. Piemēram, ja jums ir nepieciešama datu telpa, lai atvieglotu saziņu starp jūsu valdes locekļiem, ir svarīgi, lai papildus datu pārvaldības pakalpojumiem būtu pieejami sapulču pārvaldības rīki.

Tomēr dažas funkcijas ir obligātas, un tām ir jābūt jūsu VDR neatkarīgi no tā, kā jūs to plānojat izmantot. Šeit ir daži aspekti, kas jums jāmeklē.



Datu telpas drošība

Drošība ir vissvarīgākais datu telpas tehnoloģijas aspekts. Katrs pircējs izmanto datu telpas tehnoloģiju galvenokārt tās datu aizsardzības funkciju dēļ.

Tāpēc pārliecinieties, vai jūsu VDR ir vismaz pamata drošības līdzekļi, piemēram, divpakāpju verifikācija, ierīces piekļuves kontrole, dokumentu piekļuves kontrole, digitālās ūdenszīmes, 256 bitu SSL datu šifrēšana un tikai skatīšanas režīms.

Dažas no labākajām datu telpām drošības ziņā ir iDeals, FimrRoom, Firmex un Datasite. Vairāk par šīm datu telpām varat lasīt vietnē datarooms-review.com — uzticama platforma ar detalizētiem un objektīviem pārskatiem par populārākajiem datu telpu nodrošinātājiem.



Sertifikāti

Datu telpu nodrošinātājiem ir jāievēro standarti, ko noteikušas dažādas globālās un reģionālās regulatīvās iestādes. Piemēram, globālās struktūras ietver ISO un GDPR, savukārt FINRA , HIPAA un FISMA ir reģionālās regulatīvās iestādes.

Lietošanas ērtums

Datu telpas parasti izmanto, lai apstrādātu lielus datu gabalus. Tādas funkcijas kā lielapjoma augšupielāde, vilkšana un nomešana vai failu redaktors ir svarīgas, lai kopīgotu vai uzglabātu lielu informācijas apjomu.

3. Veiciet izpēti par virtuālās datu telpas nodrošinātājiem

Salīdzinot virtuālās datu telpas, ir ļoti ieteicams veikt nelielu izpēti arī par pārdevējiem. Sāciet ar iepriekš minētajiem sertifikātiem un pārbaudiet, vai tie atbilst jūsu regulatīvās iestādes noteiktajiem noteikumiem. Piemēram, HIPAA regulē datu pārvaldības praksi veselības aprūpes nozarē ASV.

Šeit ir dažas citas svarīgas lietas, kas jāņem vērā.

Pieredze attiecīgajā nozarē

Kā minēts sākumā, datu telpu pārdevēji mūsdienās piedāvā pielāgotus pakalpojumus dažādiem uzņēmumiem un nozarēm.

Nozares pieredze ir ļoti svarīga, jo tā palīdz pārdevējiem labāk novērtēt nozarei raksturīgās problēmas. Turklāt datu telpas bezpeļņas organizācijām atšķiras no tām, ko izmanto valsts iestādes vai komerciālas organizācijas.

Digitālā klātbūtne

Mūsdienu patērētāji digitālo klātbūtni uzskata par būtisku faktoru uzticības veidošanā. Vai varat iedomāties virtuālu datu telpu bez digitālas klātbūtnes? Papildus oficiālajai vietnei varat meklēt uzņēmumu profilus tādās profesionālās platformās kā LinkedIn.

Turklāt jūs varat paplašināt savu pētījumu, iekļaujot tādas slavenas globālas programmatūras pārskatīšanas platformas kā Capterra, TrustRadius, G2 un Software Advice. Nenozīmīga digitālā klātbūtne ir sarkans karogs.

Klientu atbalsts

Klientu atbalsta pakalpojums ir viens no noteicošajiem faktoriem pārdevēja izvēlē. Sākot ar datu telpas instalēšanu un beidzot ar apmācību un problēmu novēršanu, tikai zinošs un atsaucīgs klientu atbalsts var atvieglot darbu. Laba datu telpa ar izcilu klientu atbalstu ir labāka nekā izcila datu telpa ar parastu klientu atbalstu.

Visbeidzot, neaizmirstiet izmantot bezmaksas izmēģinājuma periodu, ko piedāvā gandrīz katrs augstākās klases datu telpas pārdevējs.

Nobeiguma vārdi

Datu telpas atlases process nav jāuztver viegli. Nepareizs lēmums ne tikai tērē laiku un resursus, bet arī var izraisīt datu pārkāpumus vai noplūdes, tādējādi apdraudot jūsu uzņēmuma vispārējo labklājību. Iepriekš minētās darbības ir ļoti ieteicami padomi, izvēloties datu telpas programmatūru savam uzņēmumam.

Akcija: